Vergessen Sie für einen Moment alles, was Sie über Computer-Textverarbeitung wissen und erinnern Sie sich an die Zeit, bevor es den PC gab, wo Ihre "Textverarbeitung" Papier, Bleistift, Schere, Tipp-Ex usw. war. Die Vorgehensweise, um ein komplexes Textdokument zu erzeugen, war:
Beim ersten Schritt war die Form - also das Aussehen des endgültig gedruckten Werkes mit Rändern, Schriften, Seitengrößen, Silbentrennungen - völlig irrelevant; der Autor konnte sich ganz auf den Inhalt konzentrieren. Die vier Schritte wurden Schritt für Schritt hintereinander abgearbeitet. Wenn Sie heute mit Winword ein Dokument erzeugen, fangen Sie gleichzeitig mit der Festlegung der Form und mit dem Inhalt an. Die verschiedenen Schritte werden also gleichzeitig in Angriff genommen. Deshalb sind Winword und ähnliche Programme bei anspruchsvolleren Dokumenten schwierig zu benutzen. Dieses Konzept führt zu Textverarbeitungsprogrammen, die sehr kompliziert und langsam sind, große Rechner-Resourcen benötigen, oft abstürzen und häufig nicht in der Lage sind, das Dokument so zu erzeugen, wie der Autor es sich eigentlich wünscht.
Erschwerend kommt noch hinzu, daß Winword und ähnliche Programme den Zeilen- und Seitenumbruch einer veränderten Umgebung (anderer Computer, anderer Drucker) anpassen und Sie so nie vorher wissen, wie das Dokument bei einem anderen Nutzer oder beim Ausdrucken auf einem anderen Drucker aussieht. Von Hand optimierte Zeilen- und Seitenumbrüche können so zu ärgerlichen Umbruchs-Fehlern führen.
Im Unterschied dazu werden die vier Arbeitsschritte der Textverarbeitung bei Write&Set weiterhin nacheinander bearbeitet und nicht gleichzeitig:
Schritt 1: Texterfassung: Der Text wird getippt in einer unformatierten Rohfassung (mit der Dateiendung WS), und zwar mit WSedit (oder auch Wordstar DOS). Ein solcher Text enthält noch keinen definierten rechten Rand. Stattdessen wird in WSedit der Text immer so umgebrochen, daß er gerade eben das gesamte Editor-Fenster ausfüllt. Im Rohtext legen Sie z. B. fest, daß es sich bei einer bestimmten Zeile um eine Kapitelüberschrift zweiter Ordnung handelt, aber nicht welche Schrift hierfür verwendet werden soll.
Wenn Sie Texte mit Write&Set schreiben, kommt bei der Texterfassung WSformat noch gar nicht oder nur selten zum Einsatz, sondern erst bei den folgenden Schritten. Deshalb habe ich zwei einzelne Programme geschrieben und nicht ein gemeinsames Programm.
Schritt 2: WSformat starten, die unformatierte WS-Datei formatieren, so daß eine FMT-Datei entsteht.
Die WSformat 'Formatieren' Funktion liest die Rohtext-Datei mit der Endung WS, und schreibt eine "formatierte Datei" mit der Endung FMT. Eine FMT-Datei kann wiederum mit WSedit oder Wordstar (DOS) betrachtet und editiert werden. FMT-Dateien enthalten nun einen definierten rechten Rand, die Zeilenumbrüche sind so wie sie beim Ausdruck sein werden, die Seitenumbrüche sind nun fix und werden im Editor angezeigt. Wörter am Zeilenende sind ggfs. getrennt worden. Kapitelüberschriften enthalten nun Befehle für eine konkrete Schrift.
Schritt 3: kleinere Änderungen von Hand an der formatierten Datei
Wenn Sie mit einzelnen Formatierungs-Details nicht zufrieden sind, dürfen Sie mit dem Editor kleinere Änderungen an der FMT-Datei selbst vornehmen. Dies kann z. B. unschöne Silbentrennungen, aber insbesondere Seitenumbrüche betreffen, die oft noch von Hand optimiert werden können.
Es ist jedoch nicht ratsam, größere inhaltliche Änderungen an der FMT-Datei vorzunehmen. Wenn diese nötig sind, ist es effizienter, die Änderungen an der WS-Datei vorzunehmen und das 'Formatieren' zu wiederholen. Da WSformat extrem schnell arbeitet (etwa 100 Seiten pro Sekunde, abhängig von der Prozessorgeschwindigkeit und der Art des Textes), ist der Zeitverlust nicht bemerkbar.
Die WSformat Druckvorschau (engl. "Preview") hilft Ihnen weiter, den Ausdruck zu verbessern. Die Seitendarstellung im Druckvorschau-Fenster entspricht exakt dem Papierausdruck.
Schritt 4: Die endgültige Version des Dokuments ausdrucken
Nachdem Sie die letzten Änderungen an der FMT-Datei vorgenommen haben, wählen Sie einen physischen oder virtuellen Drucker aus, der auf Ihrem Computer installiert ist, und drucken das Dokument. Dies geschieht genauso wie bei herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen. Neben den physischen Druckern (Laser- und Tintenstrahldruckern) gibt es auch virtuelle Drucker (FAX-Programme oder PDF-Konvertierer). Diese funktionieren ebenfalls mit WSformat.